Finnair Holidays and Aurinkomatkat privacy policy

Dina rättigheter

Du kan använda dina rättigheter som registrerad genom att kontakta oss på https://privacy.finnair.com. Observera att vi kan behöva begära ytterligare information för att bekräfta din identitet.

Vi kommer att ge dig en bekräftelse på de åtgärder som vi har vidtagit som svar på din förfrågan (till exempel bekräftelse på radering). Vi kommer också att meddela om vi inte kan uppfylla en viss förfrågan samt skälen till ett sådant beslut.

Förfrågan om personuppgifter kan göras gratis en gång var sjätte (6) månad. För ytterligare förfrågningar under denna tidsram kan vi ta ut en rimlig avgift för att täcka de administrativa kostnaderna.

Vi förbehåller oss rätten att avvisa förfrågningar som är orimligt repetitiva, överdrivna eller tydligt ogrundade.

Rätt till information

Du har rätt att få åtkomst till och bli informerad om dina personuppgifter som behandlas av oss. Vi ger dig möjlighet att själv kontrollera vissa uppgifter i våra digitala kanaler och du kan begära en kopia av dina personuppgifter. Vi kommer att förse dig med dessa uppgifterna förutom då vi har lagliga orsaker till att inte dela dessa uppgifter med dig eller i fall det skulle orsaka allvarlig skada för dina eller andras rättigheter.

Rätt till korrigering

Du har rätt att få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter om dig korrigerade eller uppdaterade. Du kan uppdatera vissa av dina personuppgifter själv i våra digitala kanaler och du har rätt att begära rättelse av dina kontaktuppgifter eller annan personlig information genom att kontakta oss.

Rätt till radering

Du kan be oss att radera dina personuppgifter, till exempel om dina personuppgifter inte längre behövs för de syften som de samlades in för, om du återkallar ditt samtycke där vår databehandling endast baseras på ditt samtycke eller om du bestrider bearbetning och det inte finns några övergripande legitima grunder för behandlingen.

Vi kommer att radera sådana personuppgifter utan onödigt dröjsmål om vi inte har en rättslig grund att fortsätta bearbeta sådan information, till exempel då det finns ett åsidosättande, legitimt intresse för vårt företag, om uppgifterna är nödvändiga för att ett avtal ska kunna utföras eller om uppgifterna är nödvändiga för att upprätta, utöva eller försvara rättsliga krav eller uppfylla en rättslig skyldighet som vi är föremål för.

Rätt att begränsa

Du kan även begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter, till exempel när en begäran om rättelse eller borttagning av dina uppgifter pågår, om vårt företag inte längre behöver de nämnda personuppgifterna för dess behandlingsändamål men du behöver uppgifterna för upprättande, utövande eller försvar vid en rättslig fordran, eller om du har invänt mot behandlingen av personuppgifter baserat på vårt företags legitima intressen och utvärderingen av ifall våra legitima intressen åsidosätter dina rättigheter pågår.

När behandlingen är begränsad av något av dessa skäl kan sådana personuppgifter, med undantag för lagring, endast behandlas med ditt samtycke eller för upprättande, utövande eller försvar av rättsliga krav eller för att skydda rättigheterna för en annan fysisk eller juridisk person.

Rätt att invända

Du har rätt att när som helst förbjuda oss att använda dina personuppgifter för direktmarknadsföring, vilket inkluderar profilering i samband med sådan direktmarknadsföring. Du kan avregistrera dig från marknadsföringskommunikation via länken ”avregistrera” eller på annat sätt som anges i varje marknadsföringsmeddelande.

Rätt att återkalla samtycke

Du har rätt att ändra dig och återkalla ett samtycke som du tidigare har lämnat till oss.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få de personuppgifter som du har lämnat till oss i ett strukturerat och vanligt använt elektroniskt format och att självständigt överföra dessa uppgifter till en tredje part.

Inlämnande av klagomål

Om du anser att vi inte har hanterat dina personuppgifter korrekt kan du kontakta dataskyddsmyndigheten och inlämna ett formellt klagomål.

Hur vi skyddar dina uppgifter

Dataskyddet är en prioritet hos oss på Aurinkomatkat och vi lägger stor vikt på att uppfylla kraven hos tillämpliga dataskyddslagar. 

Vi har identifierat lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en datasäkerhetsnivå som är lämplig för risken, inklusive bland annat: a) anonymisering och kryptering av personuppgifter, b) säkerställande av kontinuerlig sekretess, integritet, tillgänglighet och motståndskraft hos bearbetningssystem och tjänster, c) återställande av tillgänglighet och åtkomst till personuppgifter utan dröjsmål i händelse av en fysisk eller teknisk incident, och d) en process för att regelbundet testa, bedöma och utvärdera effektiviteten hos tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa behandlingens säkerhet.

I praktiken innebär detta att dina personuppgifter skyddas i enlighet med uppgifternas känslighet och på basen av riskerna. Antalet användare som har åtkomst till personuppgifter är begränsat på basen av behov samt via åtkomstkontroll, dessutom loggas behandling av personuppgifter. Vår informationstekniska miljö är lämpligt skyddad och övervakad med regelbundna uppdateringar, testningar och bedömningar för att säkerställa kontinuerlig säkerhet. Vi har utbildat vår personal för att följa gällande dataskyddslagstiftning samt tillämpliga instruktioner.

Integritetsskyddet hos Aurinkomatkat inbegriper enligt ovanstående både människor, processer och teknik, och säkerställer att dina personuppgifter skyddas i enlighet med gällande lagstiftning.

Internationella dataöverföringar

Dina personuppgifter kan överföras och behandlas utanför ditt hemland och utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Vi överför dina uppgifter på ett ansvarsfullt sätt. Vi vidtar åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter får en adekvat skyddsnivå inom de jurisdiktioner där de behandlas. Vid överföring av personuppgifter till länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet säkerställs adekvat dataskydd genom EU-kommissionens Standardavtalsklausuler eller genom andra lämpliga skyddsåtgärder såsom Privacy Shield-ramverket.

Om något blir fel

Vi gör vårt bästa för att hålla dina uppgifter säkra. Om trots allt en personuppgiftsincident skulle inträffa, kommer vi att informera dig ifall din integritet sannolikt kommer att äventyras på ett sätt som medför en hög risk för dina rättigheter och friheter. Vi kommer att tillhandahålla sådan information så snart som möjligt och inom de tidsramar som anges i dataskyddslagstiftningen.

Dina egna åtgärder har också betydelse

För att skydda din personliga integritet ska du undvika att dela dina personuppgifter, till exempel inloggningsinformation eller resedokument, med andra eller på sociala medier. Undvik att skicka kopior av dina identitetshandlingar eller känsliga personuppgifter till oss via osäkra e-postmeddelanden, och använd istället webbformulär eller andra säkra överföringsmetoder från Aurinkomatkat.

Identifierings- och kontaktinformation

Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter, till exempel ditt namn, födelsedatum, kön, resenärstyp (vuxen, barn, spädbarn) och titel (herr, fru, fröken). Vi behandlar också dina kontaktuppgifter, till exempel adress, telefonnummer och e-postadress. I vissa fall kan vi även samla in och använda företagsuppgifter, faktureringsadresser och marktransportadresser för bagage. Dessa personuppgifter kan samlas in för den som reser, den som gör bokningen samt för vårdnadshavare och anhöriga.

Information kopplad till din bokning och resor

För att möjliggöra din resa behandlar vi boknings- och biljettinformation. Detta kan innefatta flyginformation (avresedatum, flygnummer), passagerarinformation (bokningsreferens), biljettnummer, prisinformation, bokningsdatum, resetyp (enkelriktad eller retur) och flygresa (eventuella mellanlandningar). Vi kan också behandla information om försäljningskanalen, resans startplats och destination samt information om tilläggstjänster, såsom valda sittplatser, förbeställda måltider, uppgradering av reseklasser och övriga inköp som hotell och biluthyrning.

Vi behandlar information om dina researrangemang, t.ex. gruppinformation, incheckningsmetoder, resesällskap ifall av gemensam incheckning, sittplatstyp och nummer samt bagagenummer.

På basen av din begäran, kan vi behandla information gällande speciella serviceförfrågan. Dessa typer av förfrågningar kan exempelvis gälla dietinformation, husdjurstransport i kabin eller lastutrymme eller särskild assistans som krävs.

Vi behandlar även din resedokumentinformation för passagerare som anländer eller avgår från utanför Schengenområdet, så som passnummer, giltighetstid, utfärdandeland för pass och nationalitet. Visainformation och destinationsadress samlas också in då när det krävs av destinationsmyndigheterna. Vi kan också behandla betalningsinformation, till exempel betalningsmetod och kreditkortsinformation.

Boendeinformation

Vi behandlar information om ditt hotell eller annan form av boende. Detta inkluderar information som hotellnamn och plats, resedatum, rums typ, logityp (med frukost till exempel), särskilda måltider eller behov avseende hotell för att tillhandahålla de begärda tjänsterna.

Information gällande tjänster i resmålet

Vi erbjuder våra kunder aktiviteter under semestern och därför behandlar vi servicerelaterad information från kunden. Detta kan inkludera information som utflykts- och verksamhetsleverantörer, utflyktsdatum, rumsnummer och avhämtning för resa till utflykten.

För utflykter och aktiviteter kan vi i vissa speciella fall behöva information som ålder, kroppsdimensioner (vikt och längd), kost, medicinsk information och passinformation. För flygplatstransport behandlar Aurinkomatkat information om dina flyg och deras tidtabell. Inträdesbiljetter kan kräva behandling av ditt namn om biljetter har köpts från Aurinkomatkat.

Reseförsäkring, bilhyra, presentkort

Ditt namn, födelsedatum, e-postadress och reseinformation som resedatum och resmål kan behövas för att tillhandahålla reseförsäkring. Biluthyrningsrelaterad information krävs om du har bokat en bil via Aurinkomatkat. Presentkort kan kräva företagsuppgifter eller namn och kontaktuppgifter.

Uppgifter om lojalitetsprogram

Vi kan behandla information om lojalitetsprogram, till exempel namn på programmet, kontakt, preferens, medlemsnummer, poängsättning, poängposter och inlösen, målnivåer, transaktioner, belöningar och förmåner.

Din kommunikation med oss

Vi behandlar data om din kommunikation med oss, till exempel inspelningar av telefonsamtal med kundservice, chatthistorik, feedback från kunder och andra meddelanden.

Information om specifika tjänster

Vi bearbetar information för specifika tjänster som kunden vill delta i, till exempel specialevenemang, kundundersökningar och andra liknande händelser, och för detta ändamål kan vi behandla information som namn och kontaktuppgifter.

Ytterligare uppgifter

Om du väljer att dela ytterligare information med oss, till exempel för reklamationer och klagomål via vår kundtjänst, kommer dessa uppgifter att behandlas av Aurinkomatkat. Vid nödsituationer eller andra situationer där en guide på destinationen hjälper kunden kan uppgifter som beskriver denna händelse behandlas.

Marknadsföringsuppgifter

Vi kan samla in och använda kundens namn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, inställningar för direktmarknadsföring och profileringsförbud för marknadsföringsändamål.

Insamling av känsliga uppgifter

Vi försöker att begränsa insamlingen av känsliga personuppgifter, till exempel information om religion eller hälsa, till ett minimum. I vissa fall kan vi dock behöva behandla denna typ av information, till exempel på grund av en särskild medicinsk assistansförfrågan eller när annan hälsorelaterad aktivitet krävs.

Uppgifter om barn

På grund av våra tjänsters natur behandlar vi inte information om barn under 13 års ålder.

Baserat på ditt avtal med oss

Tillhandahålla tjänsten till dig

Vi behandlar dina uppgifter för att kunna ge dig service längs hela kundresan. För att skapa en bokning behöver vi personuppgifter, till exempel din kontaktinformation. Detta gäller individuella bokningar, men även vid gruppbokningar. Vid störningar eller avvikelser i trafiken måste vi nå ut till våra kunder genom att använda de angivna kontaktuppgifterna och därigenom ändra bokningarna.

Vi hjälper dig med frågor och ändringar i samband med din bokning hos oss – till exempel transport, boende, utflykter och andra destinationstjänster. Om du har anmält dig till andra tjänster, till exempel utbildning, behandlar vi de uppgifter som lämnades vid registreringen.

Baserat på våra juridiska förpliktelser

Samarbete med myndigheter

Vi kan under vissa omständigheter behöva behandla din information för att uppfylla våra juridiska skyldigheter, till exempel att dela information med myndigheter som ett utrikesministerium eller skattemyndighet.

Vid nödsituationer eller händelser som jordbävningar eller andra naturkatastrofer, rån eller olyckor kan vi behandla uppgifter som är relaterade till händelsen för att uppfylla vårt juridiska ansvar som tjänsteleverantör.

För bokföringsändamål

Baserat på redovisningslagstiftningen är det nödvändigt att lagra våra transaktioner och annat redovisningsmaterial för den period som fastställs enligt lag.

Baserat på våra legitima intressen

Kommunikation och engagemang

För att kunna hjälpa dig med eventuella frågor, samla din feedback, hantera dina klagomål, fordringar och återbetalningar använder vi de kontaktuppgifter du gett oss.

Vi kan också använda dina personuppgifter, kontakt- och bokningsuppgifter för att ge dig bättre kundservice vid störningar i trafiken. Vi kan också skicka dig meddelanden innan avgång, eller vid störningar i trafiken, för att informera dig om din resa.

Vi kan även bjuda in och engagera kunder att delta i kundgemenskapen. Vi kan kontakta kunder för att samla in feedback eller göra undersökningar. Resultaten av kundundersökningar används för analys och kan kombineras med andra uppgifter i vår databas, till exempel bokningsdata, för förbättringar av kundupplevelsen. Kunderna kan kontaktas efter undersökningen för ytterligare information. Vi kan även kontakta en utvald eller begränsad grupp av kunder för att testa våra nya produkter och tjänster. Aurinkomatkat behandlar rese- och annan servicerelaterad information vid hantering av feedback från kunder och anspråk. Detta görs för att vi ska kunna hantera alla fall rättvist och för att vi ska förstå vad som har hänt.

Vid behandling av personuppgifter förlitar vi oss på vårt legitima intresse för att upprätthålla affärsrelationer och kommunicera med dig om vår verksamhet och våra evenemang.

Bakgrundsprocesser

Som en del av verksamheten kan vi behandla personuppgifter vid utförande av vissa bakgrundsprocesser. För alla dina bokningar och inköp måste vi säkerställa att de betalas (bokföringsprocesser), inga bedrägliga aktiviteter sker, såsom kreditkortstöld (intäktsskydd), och att inga falska bokningar skapas.

För att analysera affärsresultat analyserar vi trafikflöden, vår kommersiella och operativa prestanda och relaterade kundbeteenden. För att förbättra våra processer och förbättra kundupplevelsen kan transaktions- eller beteendeuppgifter analyseras.

Digitala kontaktpunkter och cookies

Personuppgifter behandlas också i samband med våra digitala tjänster. Vi samlar in och bearbetar viss information när du besöker vår webbplats eller när du använder våra applikationer eller andra digitala kontaktpunkter. Vi använder cookies för funktionalitet, analys, anpassning och annonsering. Vi tar emot personuppgifter från Finnair Holidays webbsidor som har samlats in med hjälp av cookies från Finnair Groups digitala tjänster. Mer information om hur vi använder cookies finns i Finnairs policy för cookies.

Anpassning av tjänster

Vi strävar hela tiden efter att förbättra kundupplevelsen och att göra våra erbjudanden mer relevanta. Därför kan vi erbjuda personligt innehåll baserat på en enskild transaktion, till exempel erbjuda tjänster relaterade till din destination. Vi kan även utföra kundsegmentering, exempelvis för att tillhandahålla relevanta extratjänster och reseprodukter till kunden via våra digitala beröringspunkter. Vi kan också härleda andra sekundära mätvärden baserat på enskilda transaktioner, såsom resans syfte. 

Genom att identifiera dig och din resehistorik kan vi identifiera tidigare kommunikationer, tidigare avvikelser eller tjänster och bokningar. Vi kan också känna igen dina specifika behov och vara särskilt uppmärksamma på vissa delar av kundens resa, upplevelse och interaktioner.  

Baserat på ditt samtycke

Direkt marknadsföring

Om du har gett oss ditt samtycke skickar vi direktmarknadsföringsmeddelanden till dig. Om du exempelvis prenumererar på vårt nyhetsbrev eller annat direktmarknadsföringsmaterial behandlas dina kontaktuppgifter för att du ska få begärda meddelanden. Information om dessa meddelanden kommer att behandlas, och kunderna har rätt att avbryta sin prenumeration eller avbeställa marknadsföringsmeddelanden när som helst.

Digitala beröringspunkter och cookies

Personuppgifter behandlas också i samband med våra digitala tjänster. Vi samlar in vissa uppgifter när du besöker vår webbplats eller när du använder våra program eller andra digitala beröringspunkter. Vi använder också cookies för funktionalitet, analyser, anpassning och reklam. Vi får personuppgifter från Finnair Holidays webbsidor som har samlats in med hjälp av cookies från Finnair Groups digitala tjänster. Mer information om hur vi använder cookies finns i Finnairs policy för cookies.

Behandling av medicinska och andra specialkategorier av personuppgifter

Vid behandling av kundens medicinska eller hälsorelaterade uppgifter eller andra specialkategorier av data kommer uttryckligt samtycke alltid att inhämtas från kunden innan dessa uppgifter registreras i våra system. När samtycke har mottagits kan specialkategorierna av personuppgifter behandlas av oss. Kunderna kan bli ombedda att lämna ytterligare information, till exempel ett läkarintyg, för att säkerställa att kunden kan resa i enlighet med en utvärdering av en medicinsk personal och för att säkerställa att vi har den information som krävs för att ta hand om kundens säkerhet.

Lagringsperioder

Vi behåller dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla det syfte för vilka de samlades in, om vi inte av lagliga skäl måste lagra dem under en längre tid. Kriterierna som används för att fastställa uppgiftslagringsperioder är följande:

• Den tidsperiod under vilken vi har ett pågående förhållande med dig, till exempel under den tid du har en aktiv bokning, har ett konto för våra onlinetjänster eller du har anmält dig till någon av våra tjänster.
• Om det finns en rättslig skyldighet som vi är föremål för, till exempel vissa lagar såsom bokföringslagar, som kräver att vi registrerar dina transaktioner under en viss tid innan vi kan ta bort dem.
• Om behandlingen är nödvändig med tanke på till exempel kravhantering, tvister och regelmässiga utredningar.

Till exempel lagras Aurinkomatkats bokningsrelaterade uppgifter under fem år från den senaste reseaktiviteten, telefoninspelningar lagras i tolv månader och bokföringsrelaterade dokument lagras maximalt sju år.

Datakällor

Vi hämtar dina uppgifter direkt från dig när du köper våra produkter eller tjänster via någon av våra kanaler, till exempel när du bokar på våra webbplatser eller registrerar dig för någon av våra tjänster, till exempel när du registrerar dig i vår kundgemenskap.

Vi kan även få information från myndigheter eller register som upprätthålls av myndigheter eller våra partners eller från andra tredje parter.

Dela dina data

Vi kan dela dina personuppgifter inom Finnair-koncernen och med tredje parter för följande ändamål:

Tillhandahållande av tjänster

Vi måste dela din kontaktinformation med hotell för att kunna förse dig med det hotell du bokat via oss. Om du har köpt vissa andra tjänster, till exempel utflykter, behöver vi dela information med utflyktsleverantören. För att kunna ge dig en smidig flygresa delar Aurinkomatkat också din information med flygbolag som är relaterade till resan. Vi skickar dina kontaktuppgifter och andra hotellspecifika preferenser till de boendeleverantörer som är relaterade till den reseprodukt som du har köpt. Dessutom kan vi även dela kunddata med hotellet vid olika reklamationer och krav. Vi kan dela din information med försäljningsrepresentanter på Aurinkomatkats resmål. Vi kan även skicka kontaktuppgifter och bokningsrelaterad information till försäljningsrepresentanter som på Aurinkomatkats vägnar förser dig med till exempel utflykter, aktiviteter, boende och transport. För att kunna erbjuda utflykter och andra tjänster i resmålet (till exempel biluthyrning, flygplatstransport och andra tjänster), måste vi tillhandahålla din kontaktinformation eller annan tjänstspecifik information till den tjänsteleverantör som tillhandahåller tjänsten. Ibland kan guiden i resmålet hjälpa kunder att hitta sitt förlorade bagage, och detta kan kräva att uppgifter som kundens bagage, flyg- och kontaktinformation måste behandlas. För att kunna erbjuda dig flygresor kan vi behöva dela din bokningsrelaterade information med flygbolagen. För att kunna tillhandahålla en tjänst kan vi behöva dela dina uppgifter med tredje part som försäkringsleverantörer eller olika informationstekniska systemleverantörer, resebyråer eller olika tillhörande tjänsteleverantörer. I vissa fall av reklamationer eller krav kan vi behöva dela uppgifter med våra partner.

Av juridiska och säkerhetsskäl samt bedrägeribekämpning

Vi kan dela dina uppgifter, t.ex. pass- och visuminformation, för formaliteter som krävs av ditt destinationsland. Vi kan dela dina personuppgifter med lokala myndigheter när du anländer ditt destinationsland eller för andra liknande obligatoriska förpliktelser. Vi kan även dela dina personuppgifter med relevanta tredje parter om detta är nödvändigt för att upptäcka och förebygga brott, bedrägliga aktiviteter eller vid säkerhetsproblem eller av andra juridiska skäl.